Ley de Datos de la UE, artículo 25: Calendario de transferencia de datos

1. Objeto y alcance

1.1 Este Anexo establece los derechos del Cliente y las obligaciones de Command Alkon en materia de transferencia, tal como lo exige el artículo 25 del Reglamento (UE) 2023/2854 (la «Ley de Datos»).

1.2 Este anexo se aplica únicamente a los servicios SaaS que se consideran servicios de procesamiento de datos según la Ley de Datos. No se aplica al software local con licencia para su instalación en los sistemas o el hardware del Cliente, ni a los Servicios Profesionales.

1.3 Este Anexo no se aplica a ningún Servicio SaaS que Command Alkon haya desarrollado a medida para el Cliente, en el que la mayoría de sus características principales se hayan desarrollado según las necesidades específicas del Cliente y no se ofrezca a gran escala comercial a través del catálogo de servicios de Command Alkon, si el Formulario de Pedido correspondiente identifica dicho Servicio SaaS como desarrollado a medida.

2. Definiciones

En este Anexo:

«Proveedor de destino» significa un proveedor de servicios de procesamiento de datos que el Cliente designe para recibir sus Datos exportables y Activos digitales.

«Activos digitales» se refiere a elementos en formato digital, incluidas las aplicaciones, sobre los cuales el Cliente tiene derecho de uso, independientemente de la relación contractual con los Servicios SaaS. Los activos digitales excluyen el software de Command Alkon, la documentación y demás propiedad intelectual de Command Alkon.

«Datos excluidos» se refiere a las categorías de datos enumeradas en la Parte B del Anexo 1.

«Datos exportables» se refiere a los datos de entrada y salida, incluidos los metadatos, que el uso de los Servicios SaaS por parte del Cliente genera o cogenera, directa o indirectamente. Los datos exportables excluyen los datos excluidos y cualquier activo o dato que esté protegido por los derechos de propiedad intelectual de Command Alkon o de un tercero, o que constituya un secreto comercial de Command Alkon.

«Período de preaviso» se refiere al período que comienza cuando Command Alkon recibe una Solicitud de cambio y termina dos (2) meses después, o en cualquier fecha anterior que el Cliente especifique en la Solicitud de cambio.

«Infraestructura local» se refiere a la infraestructura de tecnología de la información y las comunicaciones que el Cliente, o un tercero que actúe en nombre del Cliente, posee, opera o controla.

«Período de recuperación» se refiere al período descrito en la Sección 6.1.

«Migración» se refiere al proceso mediante el cual el Cliente pasa de los Servicios SaaS a (a) un servicio de procesamiento de datos de un Proveedor de destino del mismo tipo de servicio, o (b) una Infraestructura local, lo que incluye la extracción, transformación y carga de Datos exportables y Activos digitales.

«Solicitud de cambio» se refiere a una notificación por escrito del Cliente, enviada conforme a la sección de notificaciones del Contrato, en la que se solicita iniciar el cambio o el borrado conforme a este Anexo.

«Período de transición» se refiere al período descrito en la Sección 4.1, tal como se prorroga conforme a la Sección 4.3 o la Sección 4.4.

3. Solicitud de cambio y elección del Cliente

3.1 El Cliente podrá presentar una Solicitud de cambio en cualquier momento durante la vigencia del Formulario de pedido correspondiente.

3.2 Antes de que finalice el Período de Preaviso, el Cliente deberá notificar por escrito a Command Alkon que elige una o más de las siguientes opciones:

(a) cambiarse a un Proveedor de destino, en cuyo caso el Cliente deberá proporcionar el nombre del Proveedor de destino y los detalles técnicos razonablemente necesarios para la transferencia;

(b) cambiar a una infraestructura local; o

(c) borrar sus datos exportables y activos digitales.

3.3 Si el Cliente no realiza una elección conforme a la Sección 3.2 antes de que finalice el Período de Preaviso, se considerará que el Cliente ha optado por cambiarse a una Infraestructura local, y Command Alkon pondrá a disposición los Datos exportables y los Activos digitales para su descarga conforme a la Sección 6.

4. Período de transición

4.1 El Período de transición comienza cuando finaliza el Período de preaviso. Finaliza cuando se completa el cambio y, en cualquier caso, a más tardar treinta (30) días calendario después de su inicio, con sujeción a las Secciones 4.3 y 4.4.

4.2 Durante el período de transición, el presente Contrato y el Formulario de pedido correspondiente seguirán vigentes, y Command Alkon deberá:

(a) brindará asistencia razonable al Cliente, así como a los terceros que este autorice, en el proceso de cambio;

(b) actuar con el debido cuidado para mantener la continuidad de las operaciones y continuar brindando las funciones y los servicios previstos en el Contrato;

(c) proporcionar información clara sobre los riesgos conocidos para la continuidad de los Servicios SaaS por parte de Command Alkon;

(d) mantener un alto nivel de seguridad durante todo el proceso de Migración, incluida la seguridad de los datos en tránsito y durante el Período de Recuperación, de conformidad con la legislación de la Unión y nacional aplicable y con los términos de seguridad del Contrato; y

(e) proporcionar los Datos Exportables y los Activos Digitales en los formatos y mediante los métodos identificados en el Anexo 1 y en el Registro de Migración.

4.3 Si un Período de Transición de treinta (30) días no es técnicamente viable, Command Alkon deberá notificarlo al Cliente por escrito dentro de los catorce (14) días hábiles siguientes a la recepción de la Solicitud de Migración. La notificación deberá:

(a) explicar por qué el período de treinta (30) días no es técnicamente viable; y

(b) indicar un período de transición alternativo, que no excederá los siete (7) meses.

Command Alkon mantendrá la continuidad del servicio durante todo el período de transición alternativo.

4.4 El Cliente podrá extender el Período de Transición una vez, por el tiempo que considere apropiado, mediante notificación por escrito a Command Alkon antes de que finalice el Período de Transición. El Cliente deberá pagar las tarifas aplicables por los Servicios SaaS durante cualquier extensión, según las tarifas vigentes en el Formulario de Pedido.

5. Apoyo para la salida

Command Alkon brindará apoyo a la estrategia de salida del Cliente de los Servicios SaaS. Esto incluye proporcionar toda la información razonablemente relevante para el cambio de proveedor, como esquemas de datos, herramientas de exportación, documentación de la API y el estado de la transferencia.

6. Recuperación y borrado de datos

6.1 El Cliente podrá recuperar sus Datos Exportables y Activos Digitales durante al menos treinta (30) días naturales después de que finalice el Período de Transición o durante un período más prolongado que las partes acuerden por escrito (el «Período de Recuperación»). Durante el Período de Recuperación, Command Alkon no eliminará los Datos Exportables ni los Activos Digitales y los mantendrá seguros de conformidad con la Sección 4.2(d).

6.2 Una vez finalizado el Período de recuperación, Command Alkon borrará por completo todos los Datos exportables y Activos digitales generados directamente por el Cliente o relacionados directamente con él, de conformidad con el calendario de retención de datos de Command Alkon, siempre y cuando la Migración se haya completado con éxito. A solicitud del Cliente, Command Alkon certificará el borrado por escrito.

6.3 Si el Cliente opta por el borrado conforme a la Sección 3.2(c), Command Alkon borrará los Datos Exportables y los Activos Digitales de acuerdo con su calendario de retención de datos una vez que finalice el Período de Preaviso.

6.4 Las secciones 6.2 y 6.3 no obligan a Command Alkon a borrar los datos que la ley aplicable le exija conservar. Command Alkon mantendrá la confidencialidad de cualquier dato conservado, lo protegerá conforme al Contrato y lo utilizará únicamente para los fines de la retención requerida.

7. Rescisión por cambio de proveedor

7.1 El Formulario de pedido correspondiente, en lo que se refiere a los Servicios SaaS objeto de la Solicitud de cambio, se considerará rescindido, y Command Alkon notificará al Cliente dicha rescisión:

(a) cuando el cambio se complete con éxito; o

(b) al final del Período de Preaviso, en caso de que el Cliente haya optado por la eliminación sin cambio de proveedor.

7.2 La rescisión conforme a esta Sección 7 no afecta (a) a las cuotas devengadas por los Servicios SaaS prestados hasta la fecha de rescisión, ni (b) a ninguna cuota por rescisión anticipada establecida en los acuerdos entre las partes y comunicada al Cliente antes de la firma, conforme a la Sección 8.3.

8. Cargos por cambio

8.1 A partir del 12 de enero de 2027, Command Alkon no cobrará al Cliente ningún cargo por cambio por el proceso de cambio.

8.2 Para las solicitudes de cambio recibidas antes del 12 de enero de 2027, Command Alkon podrá cobrar cargos de cambio reducidos. Estos no excederán los costos en los que incurra Command Alkon y que estén directamente relacionados con el cambio. Command Alkon deberá detallarlos por escrito.

8.3 Antes de que el Cliente firme un Formulario de pedido, Command Alkon ha proporcionado, o deberá proporcionar, información clara sobre las tarifas estándar del servicio, cualquier cargo por cancelación anticipada y cualquier cargo por cambio que pueda aplicarse.

8.4 Las tarifas por los Servicios SaaS durante el Período de Preaviso y el Período de Transición, incluida cualquier prórroga conforme a la Sección 4.4, no constituyen cargos por cambio de proveedor.

9. Cooperación del cliente

El Cliente deberá proporcionar información y acceso oportunos, y deberá realizar esfuerzos razonables para lograr que cualquier Proveedor de destino coopere, según sea razonablemente necesario para el cambio de proveedor. Command Alkon no se hace responsable de los retrasos causados por el Cliente o por un Proveedor de destino.

10. Precedencia

Si este Anexo entra en conflicto con cualquier otra disposición del Contrato, prevalecerá este Anexo. Ninguna disposición del Contrato limita los derechos del Cliente en virtud de este Anexo.

Anexo 1: Categorías de datos

Parte A: Datos exportables. Las siguientes categorías pueden transferirse durante el cambio de proveedor: datos maestros de clientes y proyectos; registros de órdenes, tickets y envíos; diseños de mezclas ingresados por el cliente; registros de entrega y lotes; datos de cuentas de usuario; ajustes de configuración; registros de auditoría relacionados con el uso del cliente; metadatos y marcas de tiempo asociados.

Parte B: Datos excluidos. Las siguientes categorías son específicas del funcionamiento interno de los Servicios SaaS. Se excluyen de los Datos exportables porque su transferencia conlleva el riesgo de violar los secretos comerciales de Command Alkon. Estas exclusiones no impedirán ni retrasarán el cambio de proveedor: código fuente y algoritmos de propiedad exclusiva; registros internos del sistema y telemetría de desempeño no específicos del Cliente; configuraciones de seguridad de la infraestructura multitenant de Command Alkon; datos agregados y anonimizados que no identifiquen al Cliente.