EU-Datenschutzgesetz, Artikel 25: Zeitplan für die Datenübertragung

1. Zweck und Geltungsbereich

1.1 Dieser Anhang legt die Rechte des Kunden und die Pflichten von Command Alkon im Zusammenhang mit der Datenmigration fest, wie in Artikel 25 der Verordnung (EU) 2023/2854 (das „Datenschutzgesetz“) vorgeschrieben.

1.2 Dieser Anhang gilt ausschließlich für SaaS-Dienste, die gemäß dem Datengesetz als Datenverarbeitungsdienste gelten. Er gilt nicht für On-Premises-Software, die zur Installation auf den Systemen oder der Hardware des Kunden lizenziert wurde, sowie nicht für Professional Services.

1.3 Dieser Anhang gilt nicht für SaaS-Dienste, die Command Alkon speziell für den Kunden entwickelt hat, deren wesentliche Funktionen größtenteils auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten sind und die nicht in großem kommerziellem Umfang über den Servicekatalog von Command Alkon angeboten werden, sofern dieser SaaS-Dienst im entsprechenden Bestellformular als maßgeschneidert ausgewiesen ist.

2. Begriffsbestimmungen

In diesem Anhang:

„Zielanbieter“ bezeichnet einen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten, den der Kunde für den Empfang seiner exportierbaren Daten und digitalen Assets bestimmt.

„Digitale Vermögenswerte“ bezeichnet Elemente in digitaler Form, einschließlich Anwendungen, an denen der Kunde unabhängig vom Vertragsverhältnis mit den SaaS-Diensten ein Nutzungsrecht hat. Digitale Vermögenswerte schließen die Software, die Dokumentation und anderes geistiges Eigentum von Command Alkon aus.

„Ausgeschlossene Daten“ bezeichnet die in Teil B von Anhang 1 aufgeführten Datenkategorien.

„Exportierbare Daten“ bezeichnet Eingabe- und Ausgabedaten, einschließlich Metadaten, die durch die Nutzung der SaaS-Dienste durch den Kunden direkt oder indirekt erzeugt oder miterzeugt werden. Aus den exportierbaren Daten ausgeschlossen sind ausgeschlossene Daten sowie alle Vermögenswerte oder Daten, die durch geistige Eigentumsrechte von Command Alkon oder eines Dritten geschützt sind oder die Geschäftsgeheimnisse von Command Alkon darstellen.

„Kündigungsfrist“ bezeichnet den Zeitraum, der mit dem Eingang eines Wechselantrags bei Command Alkon beginnt und zwei (2) Monate später endet oder an einem früheren Datum, das der Kunde im Wechselantrag angibt.

„Lokale Infrastruktur“ bezeichnet die Informations- und Kommunikationstechnologie-Infrastruktur, die der Kunde oder ein im Namen des Kunden handelnder Dritter besitzt, betreibt oder kontrolliert.

„Abrufzeitraum“ bezeichnet den in Abschnitt 6.1 beschriebenen Zeitraum.

„Wechsel“ bezeichnet den Vorgang, bei dem der Kunde von den SaaS-Diensten zu (a) einem Datenverarbeitungsdienst eines Zielanbieters derselben Art oder (b) einer lokalen Infrastruktur wechselt, einschließlich der Extraktion, Umwandlung und des Hochladens exportierbarer Daten und digitaler Vermögenswerte.

„Wechselantrag“ bezeichnet eine schriftliche Mitteilung des Kunden, die gemäß dem Abschnitt „Mitteilungen“ der Vereinbarung übermittelt wird und in der die Einleitung eines Wechsels oder einer Löschung gemäß diesem Anhang beantragt wird.

„Übergangszeitraum“ bezeichnet den in Abschnitt 4.1 beschriebenen Zeitraum, der gemäß Abschnitt 4.3 oder Abschnitt 4.4 verlängert wurde.

3. Wechselantrag und Wahl des Kunden

3.1 Der Kunde kann während der Laufzeit des jeweiligen Bestellformulars jederzeit einen Wechselantrag stellen.

3.2 Bis zum Ende der Kündigungsfrist hat der Kunde Command Alkon schriftlich mitzuteilen, dass er sich für eine oder mehrere der folgenden Optionen entscheidet:

(a) Wechsel zu einem Zielanbieter; in diesem Fall hat der Kunde den Namen des Zielanbieters sowie die für die Übertragung angemessen erforderlichen technischen Details anzugeben;

(b) Wechsel zu einer lokalen Infrastruktur; oder

(c) Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte.

3.3 Wenn der Kunde bis zum Ende der Kündigungsfrist keine Wahl gemäß Abschnitt 3.2 trifft, gilt dies als Entscheidung für den Wechsel zu einer lokalen Infrastruktur, und Command Alkon stellt die exportierbaren Daten und digitalen Assets gemäß Abschnitt 6 zum Download bereit.

4. Übergangsphase

4.1 Die Übergangsphase beginnt mit Ablauf der Kündigungsfrist. Sie endet mit Abschluss der Umstellung, spätestens jedoch dreißig (30) Kalendertage nach ihrem Beginn, vorbehaltlich der Abschnitte 4.3 und 4.4.

4.2 Während der Übergangsphase bleiben diese Vereinbarung und das geltende Bestellformular in Kraft, und Command Alkon ist verpflichtet:

(a) dem Kunden sowie von ihm autorisierten Dritten beim Umstellungsprozess angemessene Unterstützung leisten;

(b) mit der gebotenen Sorgfalt handeln, um die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten, und die Funktionen und Dienste im Rahmen des Vertrags weiterhin bereitstellen;

(c) klare Informationen über bekannte Risiken für die Kontinuität der SaaS-Dienste auf Seiten von Command Alkon bereitstellen;

(d) während des gesamten Wechselprozesses ein hohes Sicherheitsniveau aufrechterhalten, einschließlich der Sicherheit der Daten während der Übertragung und während des Abrufzeitraums, in Übereinstimmung mit dem geltenden Unions- und nationalen Recht sowie den Sicherheitsbestimmungen des Vertrags; und

(e) die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte in den Formaten und über die Methoden bereitzustellen, die in Anhang 1 und im Umstellungsregister festgelegt sind.

4.3 Ist eine Übergangsfrist von dreißig (30) Tagen technisch nicht durchführbar, hat Command Alkon den Kunden innerhalb von vierzehn (14) Werktagen nach Erhalt des Wechselantrags schriftlich zu benachrichtigen. In der Mitteilung ist:

(a) erläutern, warum die Frist von dreißig (30) Tagen technisch nicht durchführbar ist; und

(b) eine alternative Übergangsfrist angeben, die sieben (7) Monate nicht überschreiten darf.

Command Alkon gewährleistet während der gesamten alternativen Übergangsfrist die Kontinuität der Dienstleistung.

4.4 Der Kunde kann die Übergangsfrist einmalig um einen Zeitraum, den er für angemessen hält, verlängern, indem er Command Alkon vor Ablauf der Übergangsfrist schriftlich darüber in Kenntnis setzt. Der Kunde hat während einer etwaigen Verlängerung die anfallenden Gebühren für die SaaS-Dienste zu den im Bestellformular festgelegten Sätzen zu zahlen.

5. Unterstützung beim Ausstieg

Command Alkon unterstützt die Ausstiegsstrategie des Kunden für die SaaS-Dienste. Dies umfasst die Bereitstellung aller Informationen, die für den Wechsel in angemessener Weise relevant sind, wie z. B. Datenschemata, Export-Tools, API-Dokumentation und den Status der Datenübertragung.

6. Datenabruf und -löschung

6.1 Der Kunde kann seine exportierbaren Daten und digitalen Assets für mindestens dreißig (30) Kalendertage nach Ablauf der Übergangsphase oder für einen längeren Zeitraum, den die Parteien schriftlich vereinbaren, abrufen (die „Abrufphase“). Während der Abrufphase darf Command Alkon die exportierbaren Daten und digitalen Assets nicht löschen und hat sie gemäß Abschnitt 4.2(d) sicher aufzubewahren.

6.2 Nach Ablauf des Abrufzeitraums löscht Command Alkon alle exportierbaren Daten und digitalen Assets, die direkt vom Kunden generiert wurden oder sich direkt auf den Kunden beziehen, gemäß dem Datenaufbewahrungsplan von Command Alkon vollständig, sofern der Wechsel erfolgreich abgeschlossen wurde. Auf Anfrage bestätigt Command Alkon die Löschung schriftlich.

6.3 Entscheidet sich der Kunde für eine Löschung gemäß Abschnitt 3.2(c), so löscht Command Alkon die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte nach Ablauf der Kündigungsfrist gemäß seinem Datenaufbewahrungsplan.

6.4 Die Abschnitte 6.2 und 6.3 verpflichten Command Alkon nicht zur Löschung von Daten, zu deren Aufbewahrung das geltende Recht verpflichtet. Command Alkon hat alle aufbewahrten Daten vertraulich zu behandeln, sie im Rahmen des Vertrags zu schützen und sie ausschließlich zum Zweck der vorgeschriebenen Aufbewahrung zu verwenden.

7. Kündigung bei Anbieterwechsel

7.1 Das jeweilige Bestellformular, soweit es sich auf die von dem Wechselantrag betroffenen SaaS-Dienste bezieht, gilt als gekündigt, und Command Alkon hat den Kunden über die Kündigung zu informieren:

(a) wenn der Wechsel erfolgreich abgeschlossen ist; oder

(b) am Ende der Kündigungsfrist, sofern der Kunde die Löschung ohne Wechsel gewählt hat.

7.2 Die Kündigung gemäß diesem Abschnitt 7 hat keine Auswirkungen auf (a) die bis zum Kündigungstermin angefallenen Gebühren für die erbrachten SaaS-Dienste oder (b) etwaige Gebühren für vorzeitige Kündigung, die in den Vereinbarungen zwischen den Parteien festgelegt und dem Kunden vor der Unterzeichnung gemäß Abschnitt 8.3 offengelegt wurden.

8. Wechselgebühren

8.1 Ab dem 12. Januar 2027 berechnet Command Alkon dem Kunden keine Wechselgebühren für den Wechselprozess.

8.2 Für Wechselanträge, die vor dem 12. Januar 2027 eingehen, kann Command Alkon ermäßigte Wechselgebühren berechnen. Diese dürfen die Kosten, die Command Alkon direkt im Zusammenhang mit dem Wechsel entstehen, nicht übersteigen. Command Alkon hat diese schriftlich aufzuschlüsseln.

8.3 Bevor der Kunde ein Bestellformular unterzeichnet, hat Command Alkon klare Informationen zu den Standarddienstleistungsgebühren, etwaigen Gebühren für vorzeitige Kündigung und etwaigen Wechselgebühren bereitgestellt oder wird diese bereitstellen.

8.4 Gebühren für die SaaS-Dienste während der Kündigungsfrist und der Übergangsfrist, einschließlich etwaiger Verlängerungen gemäß Abschnitt 4.4, gelten nicht als Wechselgebühren.

9. Mitwirkung des Kunden

Der Kunde hat rechtzeitig Informationen und Zugang bereitzustellen und angemessene Anstrengungen zu unternehmen, um einen Zielanbieter zur Zusammenarbeit zu bewegen, soweit dies für den Wechsel angemessen erforderlich ist. Command Alkon haftet nicht für Verzögerungen, die durch den Kunden oder einen Zielanbieter verursacht werden.

10. Rangfolge

Sollte dieser Anhang im Widerspruch zu einer anderen Bestimmung des Vertrags stehen, hat dieser Anhang Vorrang. Keine Bestimmung des Vertrags schränkt die Rechte des Kunden gemäß diesem Anhang ein.

Anhang 1: Datenkategorien

Teil A: Exportierbare Daten. Die folgenden Kategorien können während des Wechsels übertragen werden: Kunden- und Projektstammdaten; Auftrags-, Ticket- und Versanddatensätze; vom Kunden eingegebene Mischungsrezepte; Liefer- und Chargendatensätze; Benutzerkontodaten; Konfigurationseinstellungen; Audit-Protokolle bezüglich der Nutzung durch den Kunden; zugehörige Metadaten und Zeitstempel.

Teil B: Ausgeschlossene Daten. Die folgenden Kategorien sind spezifisch für die interne Funktionsweise der SaaS-Dienste. Sie sind von den exportierbaren Daten ausgeschlossen, da ihre Übertragung die Gefahr einer Verletzung der Geschäftsgeheimnisse von Command Alkon birgt. Diese Ausschlüsse dürfen den Wechsel weder behindern noch verzögern: proprietärer Quellcode und Algorithmen; interne Systemprotokolle und Leistungstelemetrie, die nicht kundenspezifisch sind; Sicherheitskonfigurationen der Multi-Tenant-Infrastruktur von Command Alkon; aggregierte und anonymisierte Daten, die keine Rückschlüsse auf den Kunden zulassen.