Loi européenne sur les données, article 25 : calendrier de transfert des données

1. Objet et champ d’application

1.1 La présente annexe définit les droits du Client et les obligations de Command Alkon en matière de transfert, conformément à l’article 25 du règlement (UE) 2023/2854 (la « Loi sur les données »).

1.2 La présente annexe s’applique uniquement aux services SaaS qui sont considérés comme des services de traitement de données au sens de la loi sur les données. Elle ne s’applique pas aux logiciels sur site concédés sous licence pour être installés sur les systèmes ou le matériel du client, ni aux services professionnels.

1.3 La présente annexe ne s’applique pas aux services SaaS que Command Alkon a développés sur mesure pour le Client, dont la plupart des fonctionnalités principales ont été conçues pour répondre aux besoins spécifiques du Client et qui ne sont pas proposés à grande échelle commerciale via le catalogue de services de Command Alkon, si le bon de commande applicable identifie ce service SaaS comme ayant été développé sur mesure.

2. Définitions

Dans la présente annexe :

« Fournisseur de destination » désigne un fournisseur de services de traitement de données que le Client désigne pour recevoir ses Données exportables et ses Actifs numériques.

« Actifs numériques » désigne les éléments sous forme numérique, y compris les applications, pour lesquels le Client dispose d’un droit d’utilisation, indépendamment de la relation contractuelle relative aux services SaaS. Les actifs numériques excluent les logiciels de Command Alkon, la Documentation et toute autre propriété intellectuelle de Command Alkon.

« Données exclues » désigne les catégories de données énumérées dans la partie B de l’annexe 1.

« Données exportables » désigne les données d’entrée et de sortie, y compris les métadonnées, que l’utilisation des Services SaaS par le Client génère ou co-génère, directement ou indirectement. Les Données exportables excluent les Données exclues ainsi que tout actif ou toute donnée protégé(e) par les droits de propriété intellectuelle de Command Alkon ou d’un tiers, ou constituant des secrets d’affaires de Command Alkon.

Le terme « délai de préavis » désigne la période commençant à la réception par Command Alkon d’une demande de changement de fournisseur et se terminant deux (2) mois plus tard, ou à toute date antérieure spécifiée par le Client dans la demande de changement de fournisseur.

« Infrastructure sur site » désigne l’infrastructure des technologies de l’information et de la communication que le Client, ou un tiers agissant pour le compte du Client, possède, exploite ou contrôle.

« Période de récupération » désigne la période décrite à la section 6.1.

Le terme « Transfert » désigne le processus par lequel le Client passe des Services SaaS à (a) un service de traitement des données d’un Fournisseur de destination de même type, ou (b) à une Infrastructure sur site, notamment en extrayant, transformant et téléversant les Données exportables et les Actifs numériques.

« Demande de transfert » désigne une notification écrite du Client, envoyée conformément à la section relative aux notifications du Contrat, demandant le lancement d’un transfert ou d’un effacement en vertu de la présente annexe.

« Période de transition » désigne la période décrite à la section 4.1, telle que prolongée en vertu de la section 4.3 ou de la section 4.4.

3. Demande de transfert et choix du Client

3.1 Le Client peut soumettre une Demande de transfert à tout moment pendant la durée de validité du Bon de commande applicable.

3.2 Avant la fin du délai de préavis, le Client doit notifier par écrit à Command Alkon qu’il choisit l’une ou plusieurs des options suivantes :

(a) passer à un Fournisseur de destination, auquel cas le Client devra fournir le nom du Fournisseur de destination ainsi que les détails techniques raisonnablement nécessaires au transfert ;

(b) passer à une infrastructure sur site ; ou

(c) effacer ses données exportables et ses actifs numériques.

3.3 Si le Client n’a pas fait son choix conformément à la section 3.2 avant la fin du délai de préavis, il sera réputé avoir choisi de passer à une infrastructure sur site, et Command Alkon mettra les données exportables et les actifs numériques à disposition pour téléchargement conformément à la section 6.

4. Période de transition

4.1 La période de transition commence à l’expiration de la période de préavis. Elle prend fin lorsque le transfert est achevé, et en tout état de cause au plus tard trente (30) jours calendaires après son début, sous réserve des sections 4.3 et 4.4.

4.2 Pendant la période de transition, le présent contrat et le bon de commande applicable restent en vigueur, et Command Alkon s’engage à :

(a) fournir une assistance raisonnable au Client, ainsi qu’aux tiers autorisés par celui-ci, dans le cadre du processus de migration ;

(b) agir avec toute la diligence requise pour assurer la continuité des activités et continuer à fournir les fonctionnalités et les services prévus par le Contrat ;

(c) fournir des informations claires sur les risques connus pesant sur la continuité des services SaaS du côté de Command Alkon ;

(d) maintenir un niveau élevé de sécurité tout au long de la migration, y compris la sécurité des données en transit et pendant la période de récupération, conformément au droit de l’Union et au droit national applicables ainsi qu’aux clauses de sécurité du Contrat ; et

(e) fournir les données exportables et les actifs numériques dans les formats et selon les méthodes indiqués à l’annexe 1 et dans le registre de migration.

4.3 Si une période de transition de trente (30) jours s’avère techniquement irréalisable, Command Alkon en informera le Client par écrit dans les quatorze (14) jours ouvrables suivant la réception de la demande de migration. Cette notification devra :

(a) expliquer pourquoi la période de trente (30) jours est techniquement irréalisable ; et

(b) indiquer une période de transition alternative, qui ne devra pas dépasser sept (7) mois.

Command Alkon assurera la continuité du service pendant toute la durée de la période de transition alternative.

4.4 Le Client peut prolonger la période de transition une seule fois, pour toute durée qu’il juge appropriée, par notification écrite adressée à Command Alkon avant la fin de la période de transition. Le Client devra s’acquitter des frais applicables aux services SaaS pendant toute prolongation, aux tarifs en vigueur conformément au Bon de commande.

5. Assistance à la sortie

Command Alkon apportera son soutien à la stratégie de sortie du Client concernant les Services SaaS. Cela inclut la fourniture de toutes les informations raisonnablement pertinentes pour la migration, telles que les schémas de données, les outils d’exportation, la documentation relative aux API et l’état d’avancement du transfert.

6. Récupération et effacement des données

6.1 Le Client peut récupérer ses Données exportables et ses Actifs numériques pendant au moins trente (30) jours calendaires après la fin de la Période de transition ou pendant toute période plus longue convenue par écrit entre les parties (la « Période de récupération »). Pendant la Période de récupération, Command Alkon ne supprimera pas les Données exportables et les Actifs numériques et les conservera en toute sécurité conformément à la section 4.2(d).

6.2 À l’issue de la Période de récupération, Command Alkon effacera intégralement toutes les Données exportables et tous les Actifs numériques générés directement par le Client ou se rapportant directement à celui-ci, conformément au calendrier de conservation des données de Command Alkon, à condition que la migration ait été menée à bien. Sur demande, Command Alkon certifiera l’effacement par écrit.

6.3 Si le Client opte pour l’effacement en vertu de la section 3.2(c), Command Alkon effacera les Données exportables et les Actifs numériques conformément à son calendrier de conservation des données à l’issue de la Période de préavis.

6.4 Les sections 6.2 et 6.3 n’obligent pas Command Alkon à effacer les données que la législation applicable lui impose de conserver. Command Alkon s’engage à préserver la confidentialité de toutes les données conservées, à les protéger conformément au Contrat et à les utiliser uniquement aux fins de la conservation requise.

7. Résiliation en cas de changement de fournisseur

7.1 Le bon de commande applicable, dans la mesure où il concerne les services SaaS faisant l’objet de la demande de transfert, sera considéré comme résilié, et Command Alkon informera le client de cette résiliation :

(a) lorsque le transfert aura été effectué avec succès ; ou

(b) à l’issue du délai de préavis, si le Client a opté pour la suppression des données sans transfert.

7.2 La résiliation en vertu de la présente section 7 n’affecte pas (a) les frais dus au titre des services SaaS fournis jusqu’à la date de résiliation, ni (b) les frais de résiliation anticipée stipulés dans les contrats entre les parties et communiqués au client avant la signature, conformément à la section 8.3.

8. Frais de transfert

8.1 À compter du 12 janvier 2027, Command Alkon ne facturera au Client aucun frais de transfert pour le processus de transfert.

8.2 Pour les demandes de changement de fournisseur reçues avant le 12 janvier 2027, Command Alkon peut facturer des frais de changement de fournisseur réduits. Ceux-ci ne doivent pas dépasser les coûts engagés par Command Alkon qui sont directement liés au changement de fournisseur. Command Alkon doit les détailler par écrit.

8.3 Avant que le Client ne signe un Bon de commande, Command Alkon a fourni, ou fournira, des informations claires sur les frais de service standard, les éventuels frais de résiliation anticipée et les éventuels frais de transfert applicables.

8.4 Les frais liés aux services SaaS pendant la période de préavis et la période de transition, y compris toute prolongation prévue à l’article 4.4, ne constituent pas des frais de transfert.

9. Coopération du client

Le Client doit fournir en temps utile les informations et l’accès nécessaires, et doit déployer des efforts raisonnables pour amener tout Fournisseur de destination à coopérer, dans la mesure raisonnablement nécessaire au transfert. Command Alkon n’est pas responsable des retards causés par le Client ou un Fournisseur de destination.

10. Prévalence

En cas de conflit entre la présente annexe et toute autre disposition du contrat, la présente annexe prévaut. Aucune disposition du contrat ne limite les droits du client en vertu de la présente annexe.

Annexe 1 : Catégories de données

Partie A : Données exportables. Les catégories suivantes peuvent être transférées lors du changement de fournisseur : données de base relatives au client et aux projets ; enregistrements de commandes, de tickets et d’expéditions ; compositions de mélanges saisies par le client ; enregistrements de livraisons et de lots ; données de compte utilisateur ; paramètres de configuration ; journaux d’audit relatifs à l’utilisation par le client ; métadonnées et horodatages associés.

Partie B : Données exclues. Les catégories suivantes sont spécifiques au fonctionnement interne des Services SaaS. Elles sont exclues des données exportables car leur transfert risquerait de porter atteinte aux secrets d’affaires de Command Alkon. Ces exclusions ne doivent pas entraver ni retarder le changement de fournisseur : code source et algorithmes propriétaires ; journaux système internes et données de télémétrie de performance non spécifiques au Client ; configurations de sécurité de l’infrastructure multi-locataires de Command Alkon ; données agrégées et anonymisées ne permettant pas d’identifier le Client.