EU-gegevenswet, artikel 25: Tijdschema voor gegevensoverdracht
1. Doel en toepassingsgebied
1.1 In deze bijlage worden de rechten van de klant en de verplichtingen van Command Alkon met betrekking tot de overdracht uiteengezet, zoals vereist door artikel 25 van Verordening (EU) 2023/2854 (de “Gegevenswet”).
1.2 Deze bijlage is uitsluitend van toepassing op SaaS-diensten die krachtens de Gegevenswet als gegevensverwerkingsdiensten worden aangemerkt. Zij is niet van toepassing op on-premises software waarvoor een licentie is verleend voor installatie op de systemen of hardware van de Klant, noch op Professionele Diensten.
1.3 Deze bijlage is niet van toepassing op SaaS-diensten die Command Alkon op maat voor de klant heeft ontwikkeld, waarbij de meeste hoofdfuncties zijn afgestemd op de specifieke behoeften van de klant en de dienst niet op brede commerciële schaal via de servicecatalogus van Command Alkon wordt aangeboden, indien in het betreffende bestelformulier wordt vermeld dat de SaaS-dienst op maat is ontwikkeld.
2. Definities
In deze bijlage:
wordt onder „bestemmingsprovider“ verstaan: een aanbieder van gegevensverwerkingsdiensten die door de Klant is aangewezen om de exporteerbare gegevens en digitale activa van de Klant te ontvangen.
Onder „Digitale activa” wordt verstaan: elementen in digitale vorm, met inbegrip van applicaties, waarvoor de Klant het gebruiksrecht heeft, los van de contractuele relatie met de SaaS-diensten. Digitale activa omvatten niet de software, documentatie en andere intellectuele eigendom van Command Alkon.
Onder „Uitgesloten gegevens“ wordt verstaan: de categorieën gegevens die zijn opgenomen in deel B van bijlage 1.
“Exporteerbare gegevens” betekent invoer- en uitvoergegevens, met inbegrip van metagegevens, die direct of indirect worden gegenereerd of mede worden gegenereerd door het gebruik van de SaaS-diensten door de klant. Exporteerbare gegevens omvatten geen uitgesloten gegevens en geen activa of gegevens die worden beschermd door intellectuele-eigendomsrechten van Command Alkon of een derde partij, of die bedrijfsgeheimen van Command Alkon vormen.
“Opzegtermijn” betekent de periode die begint op het moment dat Command Alkon een overstapverzoek ontvangt en eindigt twee (2) maanden later, of op een eerdere datum die de Klant in het overstapverzoek aangeeft.
“On-Premises-infrastructuur” betekent de informatie- en communicatietechnologie-infrastructuur die de Klant, of een derde die namens de Klant optreedt, bezit, exploiteert of beheert.
“Ophaalperiode” betekent de periode zoals beschreven in artikel 6.1.
“Overstap” betekent het proces waarbij de Klant overstapt van de SaaS-diensten naar (a) de gegevensverwerkingsdienst van een Bestemmingsprovider van hetzelfde type, of (b) de On-Premises-infrastructuur, onder meer door het extraheren, transformeren en uploaden van Exporteerbare Gegevens en Digitale Activa.
“Overstapverzoek” betekent een schriftelijke kennisgeving van de Klant, verzonden overeenkomstig de bepalingen inzake kennisgevingen in de Overeenkomst, waarin wordt verzocht om het initiëren van een overstap of verwijdering op grond van deze Bijlage.
Onder „Overgangsperiode“ wordt verstaan de periode zoals beschreven in artikel 4.1, zoals verlengd krachtens artikel 4.3 of artikel 4.4.
3. Verzoek tot overzetting en keuze van de Klant
3.1 De Klant kan te allen tijde tijdens de looptijd van het betreffende Bestelformulier een Verzoek tot overstap indienen.
3.2 Uiterlijk aan het einde van de kennisgevingstermijn dient de Klant Command Alkon schriftelijk in kennis te stellen van zijn keuze voor een of meer van de volgende opties:
(a) overstappen naar een Bestemmingsprovider, in welk geval de Klant de naam van de Bestemmingsprovider en de technische gegevens moet verstrekken die redelijkerwijs nodig zijn voor de overdracht;
(b) overstappen naar infrastructuur op locatie; of
(c) zijn exporteerbare gegevens en digitale activa te wissen.
3.3 Indien de klant aan het einde van de opzegtermijn geen keuze heeft gemaakt overeenkomstig artikel 3.2, wordt de klant geacht te hebben gekozen voor de overstap naar een on-premises infrastructuur, en zal Command Alkon de exporteerbare gegevens en digitale activa beschikbaar stellen voor download overeenkomstig artikel 6.
4. Overgangsperiode
4.1 De overgangsperiode begint wanneer de opzegtermijn afloopt. Deze eindigt wanneer de overstap is voltooid, en in ieder geval uiterlijk dertig (30) kalenderdagen na het begin ervan, met inachtneming van de artikelen 4.3 en 4.4.
4.2 Tijdens de overgangsperiode blijven deze Overeenkomst en het toepasselijke Bestelformulier van kracht, en zal Command Alkon:
(a) redelijke ondersteuning bieden aan de Klant en aan door de Klant geautoriseerde derden bij het overstapproces;
(b) met de nodige zorgvuldigheid handelen om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en de functies en diensten uit hoofde van de Overeenkomst te blijven leveren;
(c) duidelijke informatie verstrekken over bekende risico’s voor de continuïteit van de SaaS-diensten aan de kant van Command Alkon;
(d) gedurende de gehele overstap een hoog beveiligingsniveau handhaven, met inbegrip van de beveiliging van gegevens tijdens de overdracht en gedurende de ophaalperiode, in overeenstemming met de toepasselijke EU- en nationale wetgeving en de beveiligingsbepalingen van de Overeenkomst; en
(e) de exporteerbare gegevens en digitale activa aan te leveren in de formaten en via de methoden die zijn vastgelegd in bijlage 1 en het overstapregister.
4.3 Indien een overgangsperiode van dertig (30) dagen technisch onhaalbaar is, zal Command Alkon de Klant hiervan binnen veertien (14) werkdagen na ontvangst van het Overdrachtsverzoek schriftelijk in kennis stellen. In de kennisgeving dient:
(a) uitleggen waarom de termijn van dertig (30) dagen technisch niet haalbaar is; en
(b) een alternatieve overgangsperiode vermelden, die niet langer mag zijn dan zeven (7) maanden.
Command Alkon zal de continuïteit van de dienstverlening gedurende de gehele alternatieve overgangsperiode waarborgen.
4.4 De Klant kan de overgangsperiode eenmaal verlengen, voor een periode die de Klant passend acht, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan Command Alkon vóór het einde van de overgangsperiode. De Klant dient tijdens een eventuele verlenging de toepasselijke vergoedingen voor de SaaS-diensten te betalen, tegen de tarieven die van kracht zijn volgens het bestelformulier.
5. Ondersteuning bij beëindiging
Command Alkon ondersteunt de exitstrategie van de klant voor de SaaS-diensten. Dit omvat het verstrekken van alle informatie die redelijkerwijs relevant is voor de overstap, zoals dataschema’s, exporttools, API-documentatie en de status van de overdracht.
6. Opvragen en wissen van gegevens
6.1 De klant kan zijn exporteerbare gegevens en digitale activa gedurende ten minste dertig (30) kalenderdagen na afloop van de overgangsperiode of gedurende een langere periode zoals schriftelijk overeengekomen door de partijen (de „opvraagperiode“) opvragen. Gedurende de opvraagperiode zal Command Alkon de exporteerbare gegevens en digitale activa niet verwijderen en deze beveiligen overeenkomstig artikel 4.2(d).
6.2 Na afloop van de opvraagperiode zal Command Alkon alle exporteerbare gegevens en digitale activa die rechtstreeks door de klant zijn gegenereerd of rechtstreeks betrekking hebben op de klant, volledig wissen in overeenstemming met het gegevensbewaarschema van Command Alkon, op voorwaarde dat de overstap met succes is voltooid. Op verzoek zal Command Alkon de verwijdering schriftelijk bevestigen.
6.3 Indien de Klant kiest voor verwijdering overeenkomstig artikel 3.2(c), zal Command Alkon de exporteerbare gegevens en digitale activa na afloop van de kennisgevingsperiode verwijderen in overeenstemming met zijn bewaarschema voor gegevens.
6.4 De artikelen 6.2 en 6.3 verplichten Command Alkon niet tot het wissen van gegevens die het op grond van toepasselijk recht moet bewaren. Command Alkon zal alle bewaarde gegevens vertrouwelijk behandelen, deze beschermen in het kader van de Overeenkomst en deze uitsluitend gebruiken voor het doel van de vereiste bewaring.
7. Beëindiging bij overstap
7.1 Het betreffende bestelformulier, voor zover dit betrekking heeft op de SaaS-diensten waarop het verzoek tot overstap betrekking heeft, wordt geacht te zijn beëindigd, en Command Alkon zal de klant van deze beëindiging op de hoogte stellen:
(a) wanneer de overstap met succes is voltooid; of
(b) aan het einde van de opzegtermijn, indien de Klant heeft gekozen voor verwijdering zonder overstap.
7.2 Beëindiging op grond van dit artikel 7 heeft geen invloed op (a) de vergoedingen die zijn opgebouwd voor SaaS-diensten die tot en met de beëindigingsdatum zijn geleverd, of (b) eventuele vergoedingen voor vroegtijdige beëindiging die zijn vermeld in de overeenkomsten tussen de partijen en aan de klant zijn meegedeeld vóór ondertekening overeenkomstig artikel 8.3.
8. Overstapkosten
8.1 Vanaf 12 januari 2027 brengt Command Alkon de Klant geen overstapkosten in rekening voor het overstapproces.
8.2 Voor overstapverzoeken die vóór 12 januari 2027 zijn ontvangen, kan Command Alkon verlaagde overstapkosten in rekening brengen. Deze mogen niet hoger zijn dan de kosten die Command Alkon maakt en die rechtstreeks verband houden met de overstap. Command Alkon zal deze schriftelijk specificeren.
8.3 Voordat de Klant een Bestelformulier ondertekent, heeft Command Alkon duidelijke informatie verstrekt, of zal deze verstrekken, over de standaard servicekosten, eventuele kosten voor vroegtijdige beëindiging en eventuele overstapkosten die van toepassing kunnen zijn.
8.4 Kosten voor de SaaS-diensten tijdens de opzegtermijn en de overgangsperiode, met inbegrip van een eventuele verlenging krachtens artikel 4.4, zijn geen overstapkosten.
9. Medewerking van de klant
De klant verstrekt tijdig informatie en toegang, en levert redelijke inspanningen om ervoor te zorgen dat de ontvangende provider meewerkt, voor zover dit redelijkerwijs nodig is voor de overstap. Command Alkon is niet verantwoordelijk voor vertragingen die worden veroorzaakt door de klant of een ontvangende provider.
10. Voorrang
Indien deze bijlage in strijd is met enige andere bepaling van de overeenkomst, prevaleert deze bijlage. Geen enkele bepaling van de overeenkomst beperkt de rechten van de klant uit hoofde van deze bijlage.
Bijlage 1: Gegevenscategorieën
Deel A: Exporteerbare gegevens. De volgende categorieën kunnen tijdens de overstap worden overgedragen: klant- en projectstamgegevens; order-, ticket- en verzendgegevens; door de klant ingevoerde mengontwerpen; leverings- en batchgegevens; gebruikersaccountgegevens; configuratie-instellingen; auditlogs met betrekking tot het gebruik door de klant; bijbehorende metagegevens en tijdstempels.
Deel B: Uitgesloten gegevens. De volgende categorieën zijn specifiek voor de interne werking van de SaaS-diensten. Ze zijn uitgesloten van de exporteerbare gegevens omdat het overzetten ervan het risico met zich meebrengt dat bedrijfsgeheimen van Command Alkon worden geschonden. Deze uitsluitingen mogen de overstap niet belemmeren of vertragen: eigen broncode en algoritmen; interne systeemlogboeken en prestatietelemetrie die niet specifiek zijn voor de klant; beveiligingsconfiguraties van de multi-tenant-infrastructuur van Command Alkon; geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens waarmee de klant niet kan worden geïdentificeerd.